Definition und Vorteile
Beim E-Procurement geht es um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über einen digitalen Weg. E-Procurement nutzen heutzutage viele Firmen mit der Absicht Güter effizient und effektiv über ein Online-Netzwerk beschaffen zu können. Gleichzeitig ersetzt E-Procurement die klassischen Bestellmethoden. Im Zentrum steht dabei das Protokoll EDI, welches die Bestellungen versendet. EDI steht für Electronic Data Interchange und hat definierte Abläufe, die den Informationsaustausch zwischen Nachfragern und Anbietern sicherstellt. Dies können jeweils einzelne aber auch mehrere Abläufe sein.
Die Vorteile dieser neuen Kommunikationsmethode sind offensichtlich. Bei den klassischen Bestellarten bestelle man per Telefon, Fax oder Brief. Die Wahrscheinlichkeit, dass es dabei zu Fehler kommt, ist nicht ausgeschlossen. Es kann nämlich durchaus passieren, dass die Person am Ende der Leitung aus verschiedenen Gründen falsch aufnimmt. Bei den Varianten via Fax oder Brief ist es nicht sicher, dass die Bestellung auch tatsächlich von einem Mitarbeiter empfangen und verarbeitet wurde.
Ersetzt man die klassischen Bestelltechniken durch eine elektronische Beschaffung, können einige Probleme vermieden werden:
- Die Bestellung wird in eine vorgegebene Maske eingetragen und durch einen einzigen Klick versendet.
- Der Bestellvorgang durch eine elektronische Beschaffung ist schneller und benötigt dadurch weniger Arbeitskräfte.
- Der Verbrauch von Papier wird reduziert und ist somit umweltschonend
- Dank der EDI-Protokolle können detaillierte Analysen und Statistiken erstellt und entsprechend ausgewertet werden.
Es gibt drei Formen von E-Procurement Systemen
Von der technischen Seite her wird E-Procurement in drei Systeme unterteilt. Es sind entweder geschlossene, halb offene oder offene Systeme. Im geschlossenen System können nur zwei miteinander verbundene Unternehmungen kommunizieren. Größere Firmen nutzen eher das halb offene System. Sie können so den Kunden ein Portal bieten, um Ware bei einem Händler einzukaufen. In einem offenen System, oder auch Katalogmanagement genannt, hat es Kataloge der verschiedenen Anbieter.
