Eine Neuigkeit von DATAC AG

Was müssen Unternehmen bei ELStAM beachten?

Zum 01. Januar 2013 wurden die bisherigen Papier-Lohnsteuerkarten bzw. Ersatzbescheinigungen durch das neue elektronische Verfahren ELStAM ersetzt. Die Angaben zu Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Kinder und Freibeträge werden nun bei der Finanzbehörde in einer Datenbank gespeichert und müssen zukünftig vom Arbeitgeber elektronisch abgeholt werden. Dies nennt man ElektronischeLohnSteuerAbzugsMerkmale, kurz ELStAM.
Durch die Digitalisierung der Lohnsteuerkarte soll der Prozess vereinfacht werden. Bisher lag die Verantwortung für die Lohnsteuerkarte komplett beim Arbeitnehmer. Nun ist der Arbeitgeber verantwortlich. Mehr Verantwortung, mehr Pflichten, mehr Technik.

Die Umstellungsphase
Während der Übergangszeit können Firmen flexibel entscheiden, ab wann sie das neue Verfahren nutzen wollen. Auch eine teilweise Arbeitnehmerbezogene Umstellung ist möglich.
Um ELStAM zu nutzen, sind verschiedene Schritte notwendig. Erstmal muss der Arbeitgeber bei Elster registriert und authentifiziert sein. Mit der Authentifizierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat, das er in der Lohnabrechnungs-Software hinterlegen muss. Bei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist dieses Zertifikat schon seit 2009 Pflicht. Damit der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber erfolgreich durchgeführt werden kann, benötigt dieser zwingend die Angabe der Identifikationsnummer sowie dessen Geburtsdatum.
Mit der entsprechenden Lohnabrechnungs-Software können die Daten einfach abgerufen und automatisch bei den jeweiligen Arbeitnehmern hinterlegt werden. Änderungen sowie Ein- und Austritte werden nachfolgend in einem monatlichen Meldeverfahren durchgeführt. DATAC Lohn hat das Verfahren seit Anfang 2013 integriert.

ELStAM-Merkmale prüfen
Die elektronisch gespeicherten Daten können Arbeitnehmer – nachdem sie sich registriert haben – mit ihrer Steueridentifikationsnummer unter www.elsteronline.de einsehen. Nachdem erstmaligen Abruf der ELStAM-Daten sollte der Arbeitnehmer die erfolgte Lohnabrechnung genau überprüfen. Bei unrichtigen Angaben ist es die Pflicht der betroffenen Mitarbeiter beim Finanzamt zu reklamieren und eine Änderung vornehmen zu lassen.

Besonderheiten
Sollten die erstmals elektronisch abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale von den auf Papier eingetragenen oder im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen abweichen, haben Arbeitgeber weder eine Korrektur- noch eine Anzeigepflicht. Die Lohnsteuerkarte 2010 oder die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013, wird als Grundlage verwendet und den Arbeitnehmer muss ein Mitteilungsschreiben "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)" zur ersten Lohnabrechnung beigelegt werden.
Sofern ledige Arbeitnehmer während des Einführungszeitraums ein Ausbildungsverhältnis beginnen, können Sie eine Vereinfachungsregelung anwenden und ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vorgehen. Das klappt aber nur, wenn der Auszubildende Identifikationsnummer, Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um sein erstes Dienstverhältnis handelt.
Sobald ELStAM angewendet wird, müssen auch Beendigungen eines Dienstverhältnisses dem Finanzamt unverzüglich elektronisch mitgeteilt werden.

Erstellt am 11.06.2013 von

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