Eine Neuigkeit von Future Software GmbH

Anbieter von digitalen Lösungen zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung werben mit den hohen Einsparungspotenzialen, die sich durch den Einsatz von OCR-basierenden Belegleselösungen erzielen lassen. Dabei werden hauptsächlich zwei Ansätze verfolgt: das Formulartraining (exakten Einrichten von Lesezonen je Formularart) und regelbasierende Systeme, die zunächst den gesamten Textinhalt auslesen und anhand von hinterlegten Regeln (wie beispielsweise rechts von dem Wort ‚RG-NR.’ befindet sich der Rechnungs-Bruttobetrag) Inhalte interpretieren. Beide Methoden sind sehr einrichtungsintensiv – entweder beim Kunden oder beim Lieferanten – und daher vor allem eines: recht kostspielig.

Ein ROI lässt sich daher nur ab einer bestimmten Belegmenge und den Arbeitszeitersparnissen errechnen, der sich aus der Automatisierung erzielen lässt. Es gilt die marktübliche Faustformel, dass der Einsatz solcher Systeme ab einer Größenordnung von 250 Rechnungen täglich (rsp. 500 Rechnungsseiten) sinnvoll ist. Damit begrenzt sich die Anzahl der Unternehmen, für die sich der Einsatz solcher Systeme lohnt, auf eine deutliche Minderheit.

Die Future Software GmbH ist Hersteller solcher Systeme und hat mit der Lösungsfamilie JustScan hochautomatisierte Systeme bei Kunden wie Conrad Electronic, HeidelbergCement, IngramMicro und anderen Kunden geschaffen. Daraus wurde eine Workflow-Lösung entwickelt, die gerade für Mittelstandskunden, die eine geringe Rechnungsmenge verarbeiten müssen, entwickelt.

Unabhängig von Rechnungsvolumen haben alle Unternehmen dieselben Probleme: Rechnungen gehen verloren, die interne wie externe Abstimmung bei Unstimmigkeiten kann sich sehr aufwändig gestalten, Freigabe- oder Ablehnungsfristen werden überschritten und die Transparenz, in welchem Status sich eine Rechnung befindet, ist nicht immer gegeben.

Mit JSWorkflow bietet die Future Software GmbH einen kostengünstigen Einstieg in eine Automation. Betrachtet man die Prozesskette bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, werden die möglichen Einsparungspotenziale schnell klar. Zunächst müssen Rechnungen mittels Scanner-Systemen eine Digitalisierung erfolgen. Wer bereits archiviert, hat hier zunächst keine Einsparungen, aber auch keine zusätzlichen Kosten für die Anschaffung von Equipment. Sind bereits Multifunktionsgeräte oder kleinere Scanner vorhanden, können diese eingebunden werden.

Sind die Rechnungen digitalisiert, müssen diese weiterbearbeitet werden, d.h. in einen Workflow eingestellt werden. Hier werden Bearbeitungsschritte wie Freigaben und Prüfungen festgelegt. Wird JSWorkflow von der Future Software GmbH verwendet, dann erhalten ein- oder mehrere Rechnungsprüfer ein einfach zu bedienendes Tool, in welchem diese Bearbeitungsschritte festgelegt werden. Wichtige Funktionen wie das Einstellen von Gesamtbearbeitungszeiträumen, Vorlagen beim Empfänger und Wiedervorlagen stehen zur Verfügung. Übersichtliche Listen geben einen Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Das wichtigste Merkmal ist hier, dass Vorgänge nun nicht mehr verschwinden können. Dieses Tool wird kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Empfänger von Rechnungen (etwa die/der Leiter/in einer Fachabteilung, die/der eine Rechnung freigeben soll) erhalten eine e-Mail mit der Nachricht, dass ein Vorgang bereitsteht. Diese e-Mail enthält einen Link, der zu einer WEB-basierenden Anwendung führt. Es kann praktisch jeder interner wie externer Empfänger eingebunden werden, der nun den Vorgang bearbeitet, ohne dass eine spezielle Applikation auf dem Arbeitsplatz notwendig ist. Dadurch entstehen somit ebenfalls keine Kosten für die Anschaffung von Software-Lizenzen.
Wo die Server-Umgebung betrieben wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Die Kosten für die Anschaffung der Lösung sind zwar überschaubar, es sind jedoch – wie für jedes Server-System – Personalresourcen für die Pflege vorzuhalten und es muß ein entsprechendes KnowHow aufgebaut werden. Die Alternative besteht darin, das Rechenzentrum des Herstellers selbst zu nutzen und diese Dienstleistung mit nur wenigen Cent pro Transaktion, die tatsächlich durchgeführt wird, zu entgelten. Das Ziel des Herstellers ist dabei, denjenigen, die viel verarbeiten, ein deutlich günstigeres Umfeld zu bieten, als dies bei einem Betrieb im eigenen Hause möglich wäre und denjenigen, die eine geringe Belegmenge verarbeiten, das Risiko zu nehmen, welches durch die Anschaffung eigener Systeme entsteht.

Nach Abschluß der Bearbeitung muß eine Rechnung verbucht werden. Unabhängig vom Lösungsanbieter sind direkte Schnittstellen zum jeweiligen ERP-System recht aufwändig und teuer. Entweder werden die Rechnungen wie bisher manuell verbucht (allerdings mit dem Vorteil, dass diese als Bildinformation bereits auf dem Bildschirm verfügbar sind) oder die Daten werden vom Hersteller des ERP-Systems durch zusätzliche Programmierungen übernommen. Ob sich die eine oder die andere Methode anbietet, muß von den daraus entstehenden Kosten abhängig gemacht werden. JSWorkflow bietet hier die Möglichkeit, die Daten in den gängigen Formaten (XML, CSV, …) zu übergeben.

Im letzten Schritt werden die Daten archiviert. Ist bereits ein Archivsystem vorhanden, können die Bildinformationen sowie die gewonnenen Metadaten über Standard-Dateiformate an dessen Import-Schnittstelle übergeben werden. Ist noch keine Lösung vorhanden, bietet die Future Software GmbH ein sehr günstiges und revisionssicheres System an. Auch hier gilt, dass die Archivierung im Rechenzentrum des Herstellers erfolgt und lediglich die Transaktionen mit wenigen Cent nach der tatsächlichen Inanspruchnahme entgolten werden.

Fazit: von der Erfassung, über die automatische Verarbeitung, Rechnungskontrolle, Workflow, Verbuchung und Archivierung von Rechnungen existieren kostengünstige Module, die vollständig oder teilweise genutzt und jederzeit ausgebaut werden können. Der Betrieb im Rechenzentrum des Herstellers bietet zudem einen risikolosen Einstieg in die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Die Future Software GmbH bietet übrigens auch die Möglichkeit, den Betrieb im deren Rechenzentrum für die Dauer von bis zu 6 Monaten vollkommen kostenfrei zu testen.